In het kader van de nieuwe wet op de privacy brengen wij u graag op de hoogte van hoe wij bij De Woudlopers Borger omgaan met uw

persoonsgegevens en ander privacy gevoelige informatie.

 

Persoonsgegevens

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy. Je hebt via Scouts Online (https://sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens. Deze gegevens zijn ook inzichtelijk voor de leiding van een speltak en de bestuursleden.

 

Medische gegevens van onze jeugdleden, zoals een allergie e.d. (astma, eczeem, hooikoorts, ADHD, epilepsie, autisme o.i.d.) worden bewaard in een map. Deze staat in een afgesloten kast en is alleen toegankelijk voor de leiding en de bestuursleden. De gegevens zijn van belang voor een goede begeleiding van de jeugdleden tijdens de opkomsten en op kamp. De medische gegevens verkrijgen wij, omdat ouders ons hiervan op de hoogte hebben gebracht.

Medische gegevens worden vernietigd als het lidmaatschap wordt opgezegd.

 

Het algemene inschrijfformulier wordt bewaard bij onze gegevensbeheerder (een bestuurslid) zolang het lidmaatschap voortduurt. Zodra men officieel uitgeschreven is, zal het inschrijfformulier vernietigd worden.

Inschrijving voor een kamp gaat meestal per mail en is alleen inzichtelijk voor de leiding.

 

Bij de verwerking van financiën maken we ook gebruik van persoonlijke gegevens. Het formulier waarmee we gemachtigd worden tot een automatische incasso wordt bewaard in een map in een afgesloten kast.

De financiële zaken, zoals het bijhouden van de contributie en het opstellen van facturen verwerken wij via Scouts Online. De financiële gegevens zijn alleen inzichtelijk voor enkele bestuursleden, waaronder de penningmeester. Daarnaast maken wij gebruik van de diensten van de Rabobank.

 

Eens per maand is er een groepsraad. In deze vergadering worden zaken besproken die de gehele groep aangaan, dus geen individuele of privacy gevoelige zaken. De notulen van deze vergadering worden wel zorgvuldig en afgeschermd bewaard. De notulen staan in Dropbox (een clouddienst voor het online opslaan van bestanden) en zijn alleen toegankelijk voor bestuursleden. Alle leiding en anderen die de groepsraad bezoeken, hebben toegang tot deze notulen via het bestuur. In Dropbox, dat beschermd is met een wachtwoord, worden ook foto’s en meestal tijdelijk lijstjes bewaard van leden die zich hebben opgegeven voor bijvoorbeeld een training.

 

 

Fotobeleid

Bij veel van onze activiteiten worden foto’s gemaakt door verschillende personen.

Bij inschrijving heeft u de mogelijkheid wel of niet akkoord te gaan, dat er foto’s gemaakt worden en kunt u aangeven of u bezwaar heeft tegen het gebruik van deze foto’s voor archief en publiceren op onze website en facebookpagina.

Indien u liever niet meer wilt dat er foto’s van uw kind gemaakt worden, geef dit dan door aan de leiding van uw kind. Deze leiding legt uw wens vast op papier en bewaard dit document wederom in de map in de afgesloten kast. De leiding maakt uw wens kenbaar bij de andere leiding en het bestuur.

Scouting Borger is niet verantwoordelijk voor foto’s gemaakt door derden tijdens een activiteit van Scouting Borger of een activiteit waar Scouting Borger aan deelneemt.

 

Datalek

Sinds 1 januari geldt 2016 de meldplicht datalekken. Met deze
meldplicht is bij wet geregeld dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens (AP), zodra er sprake is van een datalek. Hierbij moet er kans zijn op ernstige
nadelige gevolgen voor de bescherming van de persoonsgegevens. In een aantal gevallen moet dit
datalek ook gemeld worden aan de betrokkenen. Scouting Nederland dient zich als organisatie ook te
conformeren aan deze meldplicht. Dit geldt dus ook voor onze scoutinggroep in Borger.

Op het moment dat men vermoedt dat er een datalek is, zal het bestuur van De Woudlopers dit zo snel mogelijk melden aan de werkgroep privacy binnen het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland, waarna er een procedure start.

 

Tot Slot

Wij delen gegevens van onze leden nooit met derden. Mocht dit in voorkomende gevallen toch een wens zijn dan gebeurt dit uitsluitend met toestemming van het lid of de leden die dit aangaan.

Scouting Borger doet zijn uiterste best om de privacy gegevens van onze leden te beschermen. Als er zaken aan onze aandacht ontsnappen, stellen wij het zeer op prijs dat we hierop gewezen worden en zullen we ons beleid aanpassen.